- - الرقابة وظيفة أساسية من وظائف المدير في أي منشأة كانت . ومن المعروف أن وظائف الإدارة تتمثل بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والتنسيق بالإضافة إلى الرقابة ، ففي غياب وظيفة الرقابة لا يمكن للعمل أن يستمر ، وهذا يؤدي إلى فشل المنشأة أو المؤسسة . والرقابة هي الوظيفة الإدارية النهائية التي يجب على الإدارة إنجازها حتى تصل المنشأة أو المؤسسة إلى أهدافها المحددة .
- - وتقاس الرقابة الإدارية بعدة طرائق وأدوات أهمها :
-
الملاحظة الشخصية :
- - وتعد هذه الوسيلة من أكثر أدوات الرقابة شيوعاً نظراً لسهولة تطبيقها وانخفاض تكاليفها، ولكن يؤخذ على هذه الطريقة بأنها تُخضِع التقييم إلى التقدير الشخصي مما قد ينتج عنها نتائج غير موضوعية ، ولكن من الممكن تجاوز هذه السلبية من خلال توعية الشخص الذي يقوم بالملاحظة ، بالإضافة إلى ربط نتائج الملاحظ مع نتائج يتم التوصل إليها من أداة أخرى .وتقوم الملاحظة على التواصل الشخصي بين الملاحِظ والقائمين بالعمل، حيث يرى المِلاحظ ما يفعله المنفذون عن قرب ، ويستمع إلى وجهات نظرهم ، الأمر الذي يتيح له الحصول على صورة حقيقية عن ظروف العمل عند التنفيذ، ويقوم الملاحِظ بتسجيل ملاحظاته الشخصية عن العمل أثناء أداء الأفراد لمهامهم
-
التقارير الرقابية :
- - إن مهمة التقارير تكمن في توفير وإيصال المعلومات الكافية عن سير العمل التنفيذي ، والإمكانيات المتاحة له ، والعقبات التي تعترضه ، وسلوك الأفراد والمنفذين له من أسفل الهيكل التنظيمي إلى أعلاه.
- - ويحتوي التقرير على معلومات وبيانات مهمة تصف الوضع الراهن للإنجاز وما يجب عمله لتصحيح الانحراف ، أو توصيات تمنع حدوثه في المستقبل.
- - ويجب أن يحتوي التقرير بياناً عن حالة النشاط في المجال الأكثر حساسية في عمل التنظيم ، ففي الشركات التي يعتمد فيها النمو على تقديم منتجات جديدة أو تحسين الجودة تحتاج إلى تقارير عن نشاط البحث والتطوير ، وعندما يتركز اهتمام المدير مثلاً على كفاءة التصنيع فإنه يرغب غالباً بالحصول على تقارير تفصيلية لعملية الإنتاج ، وعندما يتركز الاهتمام على الاستغلال الأمثل للموارد المالية فإنه لا بد من الحصول على معلومات تفصيلية عن نسب السيولة والربحية في المنشأة.
- - ويجب أن تكون التقارير الرقابية مختصرة تركز على المعلومات الأساسية والهامة التي تؤثر على سير العمل ، وأن تكون دورية وتُرفع في الوقت المناسب.
-
الإشراف الإداري :
- - ويُقصد بهذا النوع من أدوات الرقابة ملاحظة جهود المنفذين أثناء أداء الأعمال بهدف توجيههم نحو التنفيذ بما ينسجم مع الخطة المحددة مسبقاً، عن طريق الأوامر والتعليمات والتوجيهات و الإرشادات الشفهية أو الكتابية .
- - أي أن الإشراف الإداري يقوم على التوجيه مع استخدام المشرف لصلاحياته التي يستمدها من مركزه الوظيفي ، وقدرته على استخدام الترهيب والترغيب ، وتقديم المكافآت والحوافز ، وفرض العقوبات عندما تستدعي الحاجة .
-
التحليل الشبكي للزمن والنشاط :
- - وتعني تطبيق الرقابة على زمن تنفيذ الأعمال ، ومقارنة زمن الإنجاز الفعلي مع المخطط، وكشف الانحرافات ( سواء كانت سلبية أو إيجابية).
- - ومن أهم طرق التحليل الشبكي : طريقة بيرت (PERT) ، وهذا الاسم اختصار لاسم برنامج باللغة الانجليزية ويُدعى " طريقة مراجعة وتققيم البرامج" ، وأول من استخدم هذا الأسلوب الولايات المتحدة الأمريكية عام 1956.
- - وهذه الطريقة من الأساليب الهامة التي تستخدمها الإدارة في عمليات التخطيط والرقابة وخصوصاً على المشاريع الضخمة المعقّدة ، بحيث تتمكن الإدارة عن طريق استخدامه من تخفيض الحد الأدنى من التوقفات والتأخير في مختلف مراحل المشروع.
- - والأساس الذي تقوم عليه هذه الطريقة : تخفيض زمن المشروعات ؛ بمعنى آخر التركيز على اللازم لإنجاز النشاطات اللازمة لإنجاز عمل معيّن.
- - والإسهام الفريد لهذا الأسلوب كونه وسيلة للحصول على تقديرات محتملة للزمن المتوقع لإنجاز العمل الذي لم يتم تنفيذه بعد ، ولم يخضع للقياس بعد. ولتحديد الزمن المتوقع لإنجاز الأعمال
- فلا بد من إجراء ثلاث تقديرات للزمن :
-
- تقدير الزمن المتفائل :
- - يُقصد به أقصر وقت يُنجز فيه النشاط إذا تم التنفيذ حسب ما تم التخطيط له وبدون أي تغيير في الظروف.
-
- تقدير الزمن الأكثر احتمالاً أو رجحاناً :
- - ويعني الزمن المطلوب في الحالات العادية وفرصة إتمام النشاط خلال هذا الوقت كبيرة .
-
- تقدير الزمن الأكثر تشاؤماً :
- - ويعني الزمن المطلوب إذا كانت معظم الأمور تسير في الاتجاه الخاطئ ، واحتمال حدوث مجموعة من الظروف الأكثر تشاؤماً مع استثناء للظروف التشاؤمية التي تنشأ عن احتمالات طارئة مثل الفيضانات والحرائق والزلازل والإضرابات ...
- - فهذه أمور يصعب أخذها بالاعتبار أو التنبؤ بها، وهو أطول وقت يمكن فيه تنفيذ النشاط إذا كان التنفيذ لا يتطابق مع الخطة.
-
- وأخيراً: إن كان لديك أي اقتراح أو ملاحظة أو إضافة أو تصحيح خطأ على المقال يرجى التواصل معنا عبر الإيميل التالي: Info@Methaal.com
لا تنس عزيزي القارئ مشاركة المقال على مواقع التواصل الاجتماعي لتعم الفائدة.
ودمتم بكل خير.